GDBD - Kancelaria Radców Prawnych

Szanowni Państwo, 

przypominamy, iż w związku z wprowadzoną nowelizacją ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r., poz. 351) od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe muszą być sporządzone w postaci elektronicznej oraz podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - przez wszystkich członków tego organu (nie można upoważnić jednego członka zarządu do podpisania sprawozdania finansowego). W praktyce oznacza to, że każdy członek zarządu oraz osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych powinna posiadać:

• - podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP (Profil Zaufany), lub

• - kwalifikowany podpis elektroniczny.

PROFIL ZAUFANY jest bezpłatny. Można go założyć na dwa sposoby:

-  przez Internet za pośrednictwem bankowości elektronicznej (warunkiem jest posiadanie konta w banku: PKO Bank Polski SA, Santander, Bank Pekao, mBank, ING Bank Śląski, Millennium Bank, T-Mobile Usługi Bankowe lub konta na platformie Envelo), lub 

-   przez Internet - na stronie www.pz.gov.pl - potwierdzając go w punkcie potwierdzającym (w całej Polsce funkcjonuje niemal 1500 takich punktów ? to m.in. urzędy skarbowe, inspektoraty ZUS, banki, urzędy miejskie, czy wojewódzkie, a także poczty). 

Zwracamy jednak uwagę, że Profil Zaufany to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: 

-  imię (imiona), 

-  nazwisko, 

-  numer PESEL. 

Zatem osoba nieposiadająca numeru PESEL nie może skorzystać z tej formy podpisu elektronicznego. 

KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY jest odpłatny. W Polsce można go kupić u jednego z kwalifikowanych dostawców usług zaufania - Cencert, Eurocert, KIR, PWPW oraz Certum (lista firm znajduje się na stronie NCCert). Jednak obowiązujące od 1 października 2018 r. przepisy w zakresie elektronicznej postaci sprawozdań finansowych nie ograniczają możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji.  Honorowane są także podpisy wydane w innym unijnym państwie zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (tzw. rozporządzenie eIDAS). 

Powyższe oznacza to, że sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych.

Mając na uwadze powyższe, rekomendujemy zatem wszystkim członkom zarządów, a w szczególności będących obcokrajowcami nieposiadającymi numeru PESEL, nie zwlekać z założeniem własnego Profilu Zaufanego w systemie ePUAP lub wyrobieniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Należy bowiem pamiętać, że większość przedsiębiorców będzie musiało sporządzić sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej (a zatem również je podpisać) już do dnia 31 marca, zaś na każdą z tych czynności potrzeba czasu. Przekroczenie ustawowych terminów, względnie inne uchybienie w procedurze przygotowania sprawozdania finansowego, może wiązać się z ewentualnymi sankcjami prawnymi przewidzianymi w ustawie o rachunkowości (karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat 2 a nawet obiema tymi karami łącznie). Zalecamy zatem, aby równolegle z przygotowywaniem sprawozdania finansowego zweryfikować gotowość członków zarządu do wypełnienia obowiązku podpisu zgodnie z wymogami ustawy.